ИИ в системе управления персоналом (WFM)

В условиях дефицита кадров, высокой текучести кадров и увеличения административной нагрузки компании активно ищут решения для эффективного управления персоналом, чтобы повысить производительность работы и улучшить опыт сотрудников. В этой статье рассмотрим новые возможности и ключевые тенденции в развитии систем управления персоналом.

Основные тенденции развития WFM

• Системы управления персоналом (WFM) все чаще интегрируют искусственный интеллект, чтобы повысить операционную эффективность и снизить административные затраты. Среди ключевых инноваций — прогнозирование спроса с использованием ИИ, оптимизация расписаний и управление навыками.

• Особенно перспективным является управление навыками с поддержкой ИИ, которое позволяет согласовывать задачи с навыками сотрудников, значительно повышая точность планирования и продуктивность. Однако немногие поставщики полностью поддерживают управление навыками с поддержкой ИИ.

• Кроме того, WFM-решения помогают улучшить опыт сотрудников, предлагая гибкие графики, учет предпочтений, удобные инструменты для взаимодействия и функции, направленные на оценку и повышение мотивации.

Предположение о развитии WFM

К 2030 году управление навыками на основе искусственного интеллекта станет ключевой функцией WFM-систем. WFM-системы будут использоваться ежедневно для управления распределением сотрудников.

Определение WFM

WFM — это решение, включающее программное обеспечение, услуги и (часто) оборудование, которое помогает организациям эффективно управлять своими сотрудниками.

Основные возможности WFM-систем включают:

1. Учет рабочего времени — точный контроль рабочего времени и неявок сотрудников с интеграцией в системы расчета заработной платы и кадровые системы.

2. Планирование — предоставление средств для создания оптимизированных и справедливых графиков работы.

3. Соблюдение нормативов — предоставление инструментов, помогающих контролировать соблюдение законодательства и договорных обязательств по рабочему времени, оплате и отпускам.

4. Отчетность и аналитика — создание отчетов и анализ данных для выявления тенденций, решения проблем и отслеживания целей.

Поскольку функциональные требования клиентов различаются, то же самое происходит и с функциональностью WFM. Наиболее подходящим поставщиком WFM станет тот, чьи возможности максимально соответствуют требованиям организации-заказчика (плюс другие соображения, такие как инвестиционная стратегия, а также отраслевой и географический охват). Для выбора поставщика руководителям следует проанализировать преимущества и недостатки различных категорий WFM-решений.

Возможности WFM: ключевые тенденции в отраслевом разрезе

Ритейл

• Прогнозирование спроса — использование ИИ-прогнозной аналитики на основе исторических данных для оценки клиентского спроса, доступности персонала и оптимального распределения сотрудников.
• Оптимизация расписания — использование прогнозирования спроса и планирования на основе ИИ, которые обеспечивают соответствие численности персонала потребностям клиентов.
• Управление доступностями — предоставление сотрудникам удобного доступа к расписаниям, возможности обмена сменами и совершению запросов с помощью смартфонов.
• Интеграция с другими системами (например, управление запасами POS) — обеспечение лучшего соответствия между планированием персонала и ассортиментом.

Производство

• Интеграция с производственными системами — обеспечение лучшего соответствия между управлением рабочей силой и планом производства.
• Охрана труда и безопасность — отслеживание и управление справками и обучением, обеспечение требований ТК, а также контроль инцидентов и нарушений.
• Прогнозирование спроса — применение прогнозной аналитики на базе ИИ для учета исторических данных, производственных планов и рыночных тенденций с целью точного планирования и распределения необходимого персонала.
• Мобильное приложение — возможность получать доступ к своим графикам, меняться сменами и запрашивать отгулы с помощью смартфонов.

HoReCa

• Прогнозная аналитика для решения нехватки кадров — анализ тенденций в поведении клиентов и производительности сотрудников для качественного планирования персонала.
• Оптимизация расписания — использование ИИ для составления графиков, которые учитывают прогнозируемый спрос и обеспечивают соответствие численности и компетенций персонала потребностям клиентов.
• Упрощенная коммуникация — использование мобильного приложения для своевременного информирования сотрудников о расписаниях, обмена смен и указания доступностей.

Здравоохранение

• Акцент на аттестацию — управление сертификатами, лицензиями и обучением для поддержания соответствия квалификации сотрудников.
• Интегрированные решения — синхронизация с кадровыми системами для эффективного распределения персонала.
• Прогнозирование спроса — применение прогнозной аналитики для оценки спроса пациентов, доступности сотрудников и оптимального распределения сотрудников.

Эффективность и точность, обеспечиваемые автоматизацией WFM-систем, важны для каждого заинтересованного лица в процессе управления персоналом. Для менеджеров это означает меньше времени на администрирование и больше возможностей для стратегических задач, таких как планирование и управление. WFM-решения также укрепляют доверие сотрудников, обеспечивая прозрачность и подотчетность. Если сотруднику не платят вовремя или не платят правильно, как мы можем ожидать, что он доверит нам свое профессиональное развитие? Кроме того, автоматизация и интеграция упрощают доступ к данным для отчетности и аналитики, что улучшает управление бизнесом.

Новые возможности ИИ в управлении персоналом

В большинстве случаев организации внедряют WFM для сотрудников со сменными графиками. Однако использование WFM для сотрудников как со сменными, так и с фиксированными графиками становится оправданным, если организация стремится:

1. Унифицировать системы учета и/или контроля доступа.
2. Обеспечить централизованный сбор данных с разных объектов.
3. Учитывать сверхурочное время и интегрировать эти данные в системы расчета заработной платы.
4. Снизить административную нагрузку.

WFM-поставщики продолжают переходить от локальных к облачным решениям, включая появление облачных приложений с многопользовательской архитектурой.

Применение ИИ в решениях WFM для сотрудников и менеджеров добавляет значительную бизнес-ценность, превращая их из инструментов учета и контроля в систему дифференциации и трансформации. Кроме того, специалисты ожидают, что ИИ и интеллектуальная автоматизация сократят административные расходы. Например:

• WFM-планирование дает сотрудникам гибкость в указании доступности и отсутствия, при этом механизм ИИ берет на себя ответственность за корректировку графиков путем взвешивания соответствующих параметров (например, доступности, эффективность, предпочтения).
• Менеджеры могут использовать сложные алгоритмы ИИ для поиска наиболее подходящего сотрудника для заполнения открытой смены.

Соответственно, поставщики технологий WFM ускорили свои инвестиции в генеративный ИИ (GenAI) и технологий оркестровки опыта в диалоговом интерфейсе, чтобы отвечать на вопросы пользователей в высокоперсонализированной манере. Хотя включение виртуальных помощников в WFM находится на ранней стадии, оно может стать отличительной чертой для предложений продуктов WFM в будущем.

Приоритет инвестиций в опыт сотрудников

Улучшение опыта сотрудников остается одним из главных приоритетов для руководителей HR, что стимулирует инвестиции в WFM для сокращения текучести кадров и повышения эффективности работы. Эта тенденция побудила поставщиков разрабатывать дополнительные инструменты для повышения вовлеченности работников, например, опросы, которые позволяют работодателям оценивать мотивацию сотрудников.

Одним из ключевых факторов, влияющих на опыт сотрудников, стало внедрение гибких графиков, которые учитывают их предпочтения и позволяют обмениваться сменами. Компании, особенно в ритейле и HoReCa, активно применяют этот подход для удержания персонала и сокращения текучести кадров.

WFM для сотрудников

WFM — приложение, которым сотрудники пользуются несколько раз в день. Для тех, у кого нет доступа к корпоративной почте, оно часто становится основным инструментом. Поскольку WFM — это инструмент с высокой степенью взаимодействия, он предоставляет возможность улучшить опыт сотрудников.

Основные варианты использования WFM сотрудниками:

• Гибкий график: создание графиков с учетом предпочтений сотрудников и возможностью обмена сменами.
• Упрощенная коммуникация: удобное информирование сотрудников и взаимодействие через приложение.
• Виртуальные помощники: автоматизация повседневных задач и запросов.
• Опросы сотрудников: сбор обратной связи для оценки мотивации и вовлеченности.

ИИ в WFM для повышения операционной эффективности

Организации активно используют ИИ для сокращения административных затрат и улучшения операционной эффективности. В ответ на этот запрос поставщики WFM инвестируют в развитие функций, основанных на ИИ.

Основные варианты использования ИИ в WFM для повышения операционной эффективности включают:

1. Прогнозирование спроса: WFM-решения с поддержкой ИИ используют прогнозную аналитику для анализа исторических данных о клиентском спросе, доступности сотрудников и распределении ресурсов. Эта функция позволяет предсказывать будущий спрос и является особенно полезной для HoReCa и ритейла.
2. Распределение сотрудников по навыкам: Более продвинутые WFM-решения на основе ИИ автоматически определяют наиболее подходящих сотрудников для заполнения смен, учитывая их навыки, доступность и другие параметры.
3. Сокращение административной нагрузки: WFM-системы позволяют сотрудникам самостоятельно подавать запросы на отпуск, находить открытые смены, обмениваться ими с коллегами и получать доступ к деталям своего расписания, минимизируя ручные процессы.
4. Оптимизация расписания: Использование ИИ для планирования позволяет создавать графики, которые лучше соответствуют потребностям клиентов и запросам сотрудников, сокращая время, затрачиваемое на их составление, и улучшая точность распределения персонала.

Плюсы и минусы глобального развертывания WFM

Многие поставщики могут развертывать решения в нескольких странах. Некоторые локализовали свои продукты для более чем 100 стран и поддерживают множество языков. Благодаря этим возможностям руководители могут развертывать WFM в нескольких странах.

Преимущества глобального развертывания WFM:

• Глобальное развертывание сокращает управление поставщиками для функций HR, IT или операций и сокращает нагрузку на отдел закупок.
• Глобальная система требует меньше усилий для настройки и поддержки интеграций между WFM, расчетом заработной платы, системами кадров и др.
• Руководителям будет проще получать доступ к обширным данным, что позволяет проводить прямые сравнения между странами и площадками.
• Глобальная система предоставит работникам в каждой стране одинаковый доступ к функциональным возможностям приложения.

Однако глобальное развертывание WFM также имеет недостатки:

• Обычно покупатель платит сумму за систему, которая была локализована для нескольких стран. Эта сумма в конечном итоге может быть в два-пять раз больше стоимости локального решения WFM.
• Даже если поставщик заявляет о локализации для определенных стран, его решения могут не полностью соответствовать местным требованиям. Поэтому, несмотря на стремление организации унифицировать WFM-функции с помощью одного поставщика, может возникнуть необходимость а нескольких поставщиков для соответствия местным требованиям соответствия.

Оценка глобального решения WFM — стоящее занятие, но его развертывание не всегда будет легко оправдать, учитывая стоимость. Кроме того, консолидация всех функций под одного поставщика WFM не всегда целесообразна. Региональный подход к развертыванию WFM может оказаться более подходящим.

Рекомендации по выбору систем WFM

Фокус на управление навыками:
1) Оцените, насколько управление навыками влияет на эффективность процессов в организации.
2) Сотрудничайте с операционными руководителями для определения потребностей в навыках и перспектив использования ИИ для автоматизации управления навыками.
3) Убедитесь, что система поддерживает динамическое распределение задач с учетом навыков, предпочтений и доступности сотрудников.

Снижение рисков при переходе на современные системы:
1) Интегрируйте устаревшие решения, такие как СКУД, в современные облачные WFM-системы для доступа к передовым функциям.
2) Убедитесь, что новая система обеспечивает надежное соответствие нормативным требованиям, включая охрану труда, контроль времени и соблюдение трудового законодательства.

Гибкое планирование:
1) Внедрите ИИ-решения для создания графиков, которые учитывают прогнозируемый спрос, предпочтения сотрудников и операционные потребности.
2) Обеспечьте возможность обмена сменами и подачи запросов на графики через мобильные приложения.
3) Убедитесь, что система поддерживает интуитивно понятный интерфейс и удобство использования для всех уровней сотрудников.

Процесс выбора поставщика:
1) Определите основные пробелы и потребности в функциональности текущих решений.
2) Проведите анализ потенциальных поставщиков на основе следующих критериев:
- Соответствие отраслевым и региональным требованиям.
- Гибкость в адаптации и масштабировании.
- Стоимость внедрения и эксплуатации.
- Поддержка инноваций, таких как ИИ и прогнозная аналитика.
3) Включите в процесс выбора этап тестирования решений, чтобы оценить их соответствие специфике организации.
4) Используйте RFP (запрос предложений) для получения максимально полной информации от поставщиков.

Попробовать

WFM TARGControl — система управления персоналом на основе ИИ-прогнозирования и планирования графиков.

Основные возможности:

1. Прогнозирование спроса: использование ИИ и аналитики для точного расчета кадровых потребностей.
2. Гибкое планирование: автоматическое создание графиков с учетом предпочтений сотрудников и прогнозируемых потребностей бизнеса.
3. Управление навыками: распределение смен на основе квалификации и доступности сотрудников.
4. Мобильное приложение: удобный доступ к расписанию, возможность обмена сменами и подачи запросов на отгулы прямо со смартфона.
5. Аналитика и отчетность: мониторинг производительности и ключевых показателей эффективности для принятия стратегических решений.
6. Интеграция: синхронизация с ERP-системами.

Связаться с менеджером или забронировать демо системы — здесь.