Система Учета Рабочего Времени для “BKM Holding”

«BKM Holding» – это ведущий производитель наземного городского электрического транспорта в странах СНГ, история которого насчитывает более 45 лет.

• Сотрудники: 1400
• Задача: СКУД, УРВ
• Идентификация: Биометрия
• Дополнительно: Интеграция с ERP, Организация процесса согласований

Когда мы продаем наше решение на предприятия с уже организованной системой контроля и управления доступа (СКУД), часто сталкиваемся с таким возражением: «У нас уже реализован учет рабочего времени». Основной проблемой в этом случае становится попытка разъяснить, что не все то, что называют учетом рабочего времени (УРВ) на русскоязычном рынке на самом деле им является. Полноценный УРВ не только фиксирует отработанные часы и нарушения, но и включает в себя инструменты, позволяющие повысить эффективность труда, автоматизировать рутинные процессы и оптимизировать затраты на персонал.

Порой сложно представить, сколько времени руководители подразделений, сотрудники отдела кадров и бухгалтерии тратят на рутинную и «пустую» бумажную работу. Исходя из нашего опыта речь идет о 7%-12% рабочего времени.

Выход за территорию предприятия в рабочее время, работа вне графика, замена работника и другие нестандартные ситуации требуют большого количества приказов и письменных заявлений как со стороны руководителей, так и со стороны подчиненных.

По окончанию месяца огромное количество документов попадает в отдел кадров, где сотрудники тратят десятки часов рабочего времени, чтобы сверить их с данными табеля и внести соответствующие изменения для точного учета рабочего времени и корректного начисления заработной платы.

Задачи

Большинство отечественных организаций, оборудовав свои проходные системами контроля и управления доступом 10-15 лет тому назад, считают для себя вопросы с контролем трудовой дисциплины закрытыми. Люди могут пройти на территорию предприятия только после идентификации (как правило по карте сотрудника), а при желании руководитель может выявить опоздавших, сформировав отчет, где видно время проходов.

Компании, пользующиеся данной системой, со временем сталкиваются со следующими вопросами:

1. В том ли состоит трудовая дисциплина, чтобы вовремя зайти на территорию предприятия?
2. Как оценить эффективность работы и проконтролировать, какую часть из общего времени сотрудники тратят на работу, а какую на обеды, перекуры, отдых и тому подобное?
3. Можно ли уменьшить бумажную нагрузку на линейных руководителей и освободить их время для выполнения других, более важных задач?
4. Каковы ежемесячные трудозатраты табельщиков, начальников цехов и отделов, сотрудников отдела кадров и бухгалтеров на составление и согласование графиков работ, формирование табелей, проверку всех «бумажек», расчёт заработной платы?
5. Как автоматизировать пропускной режим и избавиться от множества организационно-распорядительных документов, согласно которым сотрудники могут покидать территорию предприятия до окончания рабочего дня или работать за его пределами и т.д.?

Во многом эффективность предприятия зависит от менеджеров и от их способностей правильно мотивировать персонал, планировать, организовать и контролировать его работу. В свою очередь развитие предприятия зависит от способности управленцев регулярно искать возможности по улучшению существующих процессов и производить актуальный для рынка продукт. К большому сожалению, предприятий, которые могут похвастаться таким составом менеджеров, не очень много, но тем не менее они есть.

Реализация

Несмотря на действующую СКУД, руководители компании «BKM Holding» (Белкоммунмаш) начали искать ответы на многие из вышеозвученных вопросов еще в 2017 году. В 2018 году мы презентовали возможности нашей системы управления персоналом и учета рабочего времени TARGControl, а уже в марте 2019 началось ее внедрение.

На первом этапе каждый цех и каждый участок производства был оборудован устройствами идентификации сотрудников - терминалами TC D1. Помимо этого данные терминалы были установлены на каждом этаже административного здания. Для управления запирающими устройствами (турникеты на проходных, замки на дверях в служебные помещения с ограниченным правом доступа) были установлены контроллеры TC C1R. Все устройства были подключены к сети Ethernet (при отсутствии Ethernet есть возможность использовать Wi-Fi или 3G).

На втором этапе в облаке TARGControl была заведена учетная запись для клиента «BKM Holding», к которой при помощи несложных настроек были привязаны все установленные на первом этапе устройства (в последующем при добавлении новых устройств также происходит их привязка к аккаунту). Из используемых на BKM систем СКУД и ERP был произведен импорт данных по сотрудникам, идентификаторам и т.д.

Для сотрудников «BKM Holding», ответственных за внедрение системы, нашими специалистами было проведено обучение:

• по настройке TARGControl в соответствии с текущими запросами организации;
• по составлению и внесению изменений в рабочие графики;
• по формированию и согласованию табелей учета рабочего времени и т.д.

Параллельно с этим была проведена интеграция TARGControl с используемой на предприятии ERP системой.

Организация рабочего процесса после внедрения TARGControl

В процессе внедрения был организован следующий сценарий действий для сотрудников компании:

1. При входе на территорию предприятия сотрудник отмечается (идентифицируется) на устройстве, установленном на проходной. Если время идентификации сотрудника соответствует заданному в системе графику работы, турникет разблокируется и позволит пройти дальше, если время не совпадает - вход будет запрещен. Для части руководящих сотрудников установлены нестрогие правила доступа без привязки к рабочему графику.
2. После прохождения через турникет сотрудник идет к терминалу, установленному рядом со своим рабочим местом (либо, если необходимо, в раздевалку и затем к терминалу). Далее работник отмечается и выбирает событие «Начать работу». Подробнее про события
3. В случае если сотруднику во время работы необходимо сделать вынужденный перерыв, он подходит к терминалу, отмечается и выбирает причину (событие) перерыва. После окончания перерыва сотрудник обязан подойти к терминалу, отметиться и выбрать событие «Начать работу». Таким образом происходит учет только чистого рабочего времени. Для части руководящих сотрудников установлены нестрогие правила учета рабочего времени, и отмечаться каждый раз им не требуется.
4. По окончанию рабочего дня сотрудник обязан подойти к терминалу, отметиться и выбрать событие «Закончить работу». Затем он направляется к выходу и повторно отмечается на устройстве, установленном на проходной. Турникет разблокируется, и сотрудник сможет выйти не раньше времени, указанного в рабочем графике.
5. В случае если сотруднику нужно покинуть территорию предприятия раньше установленного времени, ему необходимо выбрать на терминале событие «Увольнительная» или, например, «Работа вне предприятия». В этот момент его руководитель получает уведомление. Он может согласовать или отклонить данное событие через веб-версию системы TARGControl или с помощью мобильного приложения. Далее сотрудник идет к выходу, где охранник сверяет список согласований. Если увольнительная была согласована, сотрудник может повторно отметиться и выйти за пределы предприятия.

Результат внедрения TARGControl

Внедрение TARGControl позволило решить на «BKM Holding» следующие задачи:

1. Обеспечение контроля трудовой дисциплины сотрудников и подрядчиков на предприятии:

Контроль за трудовой дисциплиной осуществляется на рабочих местах сотрудников, т.е. учет рабочего времени, нарушения графиков работы, перерывы и т.д. фиксируются не по факту прохождения через турникет, а по факту начала и окончания работы.

Руководитель с соответствующими правами в любой момент времени на любом устройстве может посмотреть как текущую сводку по сотрудникам (на работе, отсутствуют, опоздали и т.д.) в зоне своей ответственности, так и сформировать различные отчеты за любой период времени.

При необходимости руководителю может быть настроена автоматическая рассылка отчетов или уведомлений (по тем или иным событиям или нарушениям) как по отдельным сотрудникам, так и по подразделениям в целом.

2. Уход от бумажного документооборота и упрощение процесса формирования и согласования графиков работы, согласования выездов и работ за пределами предприятия, в том числе в рабочее время; автоматизация пропускного режима СКУД.

В систему TARGControl сотрудником отдела кадров вносится установленный график работы по предприятию, который и определяет пропускной режим через проходные предприятия для большей части сотрудников.

Работники отмечаются на терминалах и выбирают нужное событие* (начало работы, обед, увольнительная и т.д.), тем самым фиксируя в системе рабочие интервалы с привязкой к конкретным действиям. Для некоторых событий требуется согласование руководителя (определяются настройками). Запрос на согласование руководитель получает посредством e-mail рассылки, через сообщения в мессенджерах / sms либо при помощи уведомлений в мобильном приложении TARGControl. От решения руководителя зависит, засчитает ли система время как рабочее и сможет ли сотрудник выйти через проходную вне времени, установленного графиком работ.

Также посредством системы TARGControl сотрудники получают уведомления о предстоящих изменениях рабочего графика.

*каждая организация может задавать свой список событий

3. Организация автоматического учета рабочего времени сотрудников, в том числе и детализированного по задачам; автоматизация процесса формирования и согласования табелей учета рабочего времени и начисления заработной платы.

На основании собранной информации система «в один клик» позволяет сформировать табель учета рабочего времени. Причем на первом этапе руководителю необходимо согласовать или отклонить все нарушения трудовой дисциплины, допущенные его сотрудниками. От этого зависит, будет ли учтено время нарушений как рабочее. К событиям табеля можно прикреплять электронные копии бумажных документов (например, больничных). История согласований сохраняется, и вышестоящее начальство имеет возможность ее просмотреть.

Сотрудник отдела кадров работает с уже согласованным табелем. После проверки табель закрывается. Система TARGControl интегрирована с учетной системой, используемой в “BKM Holding”, поэтому в нее автоматически выгружаются проверенные данные из TARGControl и происходит начисление заработной платы.

4. Минимизация рисков наступления несчастных случаев и их последствий; автоматизация учета важных персональных документов (медицинских справок, инструктажей по ТБ и прочих) и рассылки уведомлений об окончании их срока действия для ответственных/заинтересованных лиц

В TARGControl определены ответственные (например, инженер по ОТ), которые заносят данные по срокам начала и окончания действия того или иного документа для каждого сотрудника, при необходимости прикрепляя его электронную версию.

В настройках системы определено, кто, по какому типу документа и когда (за какой срок до его истечения) получает соответствующее уведомление.

Таким образом на BKM была сформирована единая система контроля и управления персоналом, которая интегрирована с существующим ERP. Система оптимизирует затраты на персонал, повышает производительность и координирует оплату труда. Также, за счет автоматизации ряда бизнес-процессов, на предприятии уменьшились трудозатраты управленческого и административного персонала по выполнению целого ряда рутинных операций.

Обратитесь к нам, и мы подберем оптимальное решение, учитывая все особенности вашего бизнеса.