Оптимизация графиков работ с WFM для KFC

• Количество обьектов: 70+
• Сотрудники: 1500+
• Задача: Планирование и прогнозирование персонала
• Результат: Расстановка смен происходит на основе потребности бизнеса
• Почему выбрали нас: Из-за возможности доработки продукта под клиента
• Идентификация: Биометрия
• Дополнительно: Интеграция с 1C, Фотофиксация

Еженедельно на работу выходят больше тысячи сотрудников крупнейшей франшизы Беларуси. Примерно пятая часть из них находится на работе прямо сейчас. На то, чтобы распланировать потребность в персонале и составить графики работ сотрудников, большая часть которых работают по гибким сменам, менеджеру каждого ресторана требуется около 1 часа. Ежедневно. От правильности планирования напрямую зависят финансовые показатели компании.

С одной стороны, на каждом из объектов должно хватать людей для обслуживания гостей. С другой, они не должны простаивать, когда гостей нет. Это во многом объясняет, почему в планировании графиков сетевого фастфуда появились такие характеристики, как короткие смены, студенты на половине ставки, совместители.

А ещё так происходит из-за денег. В структуре затрат компании зарплаты занимают от 40 до 60%. Эти заметные цифры было бы неплохо уменьшить. Исключив неэффективное расходование времени, улучшив качество планирования, снизив количество ошибок.

Начало проекта – организация учета рабочего времени сотрудников

Идеальный вариант для бизнеса – оплачивать сотрудникам только фактически отработанное время. То есть учитывать перерывы, учитывать опоздания и ранние уходы. Для KFC это тоже важно. Поэтому мы начали с настройки полноценной системы УРВ и установки оборудования для учёта.

Как работает система

Для идентификации сотрудников в ресторанах KFC используют терминалы TARGControl с сенсорным экраном, считывателем отпечатков пальцев и терминалы с технологией FaceID. В качестве основного идентификатора выбрали отпечаток пальца и изображение лица (свой палец работники уж точно не потеряют и не забудут в другом рюкзаке). В качестве запасного – пин-код. Это альтернативный вариант для людей со слабо выраженным или поврежденным рисунком на подушечках пальцев.

Технология FaceID, в свою очередь, также нивелирует риски обмана со стороны сотрудников. Как и в случае с отпечатками пальца, сотрудник не сможет отметить начало работы за своего коллегу.

Регистрация

При приеме сотрудника на работу и оформлении документов, сотрудник отдела кадров регистрирует информацию о нем в системе управления персоналом TARGControl и с помощью USB-сканера, сканирует отпечаток пальца (также предусмотрена возможность регистрации сотрудников и добавления отпечатков пальцев и изображений лиц на местах, при помощи терминалов).

Идентификация

Линейный персонал действует по простой инструкции. Перед началом рабочего дня, сотрудник в подходит к терминалу и прикладывает палец к сканеру. Терминал считывает отпечаток, идентифицируя по нему сотрудника, и на экран выводится кнопка начала рабочего дня. Чтобы уйти на перерыв, работник вновь подходит к терминалу, идентифицируется и жмет на кнопку «Перерыв». Возвращаясь к работе, цикл действий повторяется, сотрудник выбирает «Работа». В конце рабочей смены сотрудник сканирует палец и выбирает «Завершить работу». В момент каждого сканирования отпечатка пальца, система фотографирует сотрудника и сохраняет информацию о событии и фото.

Здесь важно отметить, что система настраиваемая, и события, по которым необходимо учитывать или не учитывать рабочее время, могут быть разные и создаются пользователями системы. Так, например, можно задать «обед», «уборка» и т.д.

На этом этапе возможности системы УРВ от TARGControl закрыли несколько задач:

• была решена проблема объективного учёта времени сотрудников, исключена возможность подтасовок и сговоров с менеджерами на местах;
• точный учёт позволил быстро и безошибочно проводить расчёт зарплат и подготовку табелей;
• руководство офиса компании получило инструмент удалённого контроля персонала, треть которого находится за пределами Минска;
• информация о посещаемости, нарушениях и больничных, наконец, стала актуальной и обновляемой в режиме реального времени;
• прямо в системе появилась возможность считать выработку в человеко-часах ресторана с разбивкой в течение дня;
• TARGControl стал органайзером, который напоминает об истечении сроков действия разрешительных документов, таких как санкнижка или инструктаж;
• для работы с системой не потребовалось нанимать или выделять в штате отдельного бухгалтера и кадровика.

По окончании месяца топ-менеджеры работают с уже готовыми документами учёта рабочего времени, которые предварительно «закрыли» менеджеры ресторанов, т.е. внесли в систему все данные по больничным и отпускам, прикрепили сканы этих документов, проверили фактически отработанное время по сотрудникам и т.д. Данные по фактически отработанному времени автоматически выгружаются в программу 1С, где и происходит начисление заработной платы.

Второй этап - прогнозирование потребности в персонале и планирование графиков работы

Захотелось большего - чтобы система сама строила и распределяла смены между доступными для работы сотрудниками, при этом учитывала все возможные ограничения (речь о внутренних правилах и нормах Трудового кодекса). Нужно было научить TARGControl планировать графики, исходя из исторических данных продаж и меняющихся бизнес-потребностей. Прогноз был нужен для того, чтобы знать, сколько людей потребуется на смене для того, чтобы качественно обслужить предполагаемое количества гостей и получить ожидаемую сумму выручки.

Создание системы WFM

Нужно было научить TARGControl планировать графики, исходя из исторических данных продаж и меняющихся бизнес-потребностей. Прогноз был нужен для того, чтобы знать, сколько людей потребуется на смене для того, чтобы качественно обслужить предполагаемое количества гостей и получить ожидаемую сумму выручки.

Несмотря на то, что прогнозирование и планирование персонала уже было автоматизировано и осуществлялось в сторонней ESP программе, этот процесс всё равно требовал от менеджеров много времени на актуализацию данных, на их скрупулёзное и въедливое сопоставление в нескольких файлах одновременно, т.е. много ручного труда, рисков ошибок по причине человеческого фактора и как следствие лишних издержек.

Как работает прогнозирование в WFM?

Для прогнозирования в WFM TARGControl была разработана и обучена нейронная сеть, целью которой было изучение предоставленных исторических данных и формирование прогноза за определенный период. Для формирования прогноза нейросеть одновременно может обрабатывать несколько параметров, например: количество чеков, погода (учитывается ее влияние на товарооборот), праздничные дни и т.д. Однако, чтобы нейросеть могла прогнозировать данные, сперва их нужно получить.

Была разработана интеграция между кассовым оборудованием, используемым KFC, и WFM TARGControl. То есть данные из кассовых аппаратов загружались в датасеты (на сервера TARGControl) для обучения модели прогнозирования под конкретный ресторан, т.к. исторические данные у всех разные. Как только нейросеть научилась находить закономерности между количеством транзакций и днями недели, включая выходные и праздничные дни, она уже была способна спрогнозировать количество транзакций на аналогичный период в будущем и скорректировать прогноз с учётом актуальных данных продаж. Т.е. если в текущем месяце или неделе наблюдается всплеск покупательской активности, система это учитывает.

Планирование графиков работы

Чтобы система смогла сформировать смены на основании исторических данных, был сформирован специальный шаблон, в который вносятся позиции (Метки), на которые должен выйти сотрудник для работы (Касса, Зал и т.д) и количество транзакций, при которых сотрудники выходят на работу. То есть формируется таблица, в которой указывается, что при 10 чеках за интервал времени должны выйти люди с определенными позициями, при 20 их должно стать больше и еще выйти сотрудники другой позиции, и т.д. Чтобы спрогнозировать смены, директору на ресторане нужно нажать всего пару кнопок – далее происходит прогнозирование транзакций на следующую неделю, после чего формируются смены.

Но есть нюанс – они не распределены на сотрудников. Чтобы расстановка уже спрогнозированных смен работало корректно, сотрудникам были назначены эти же метки, что назначаются сменам при прогнозировании. Были также реализованы настройки распределения, благодаря которым ответственные лица на ресторане могли настроить планирование смен конкретно под свой ресторан со своими условиями.

То есть для распределения смен директору ресторана необходимо нажать кнопку, внести необходимые критерии распределения, например, максимальное количество смен/часов в неделю, влияние доступностей сотрудников на планирование и т.д., после чего смены автоматически расставляются на сотрудников. Если же смены не могут распределиться, то они остаются Открытыми - о них расскажем дальше.

Зная не понаслышке, как сложно бывает уведомить десятки человек о том, что, к примеру, завтра они работают или нет, как сложно бывает найти замену тем, кто отказался или не вовремя (для компании) заболел, мы решили сделать сотрудников полноценной частью WFM системы.

Мобильное приложение WFM

Сотрудники в мобильном приложении могут узнать новости о своём графике и ближайших сменах. Там же они оставляют информацию по своим доступностям, отпускам, уведомляют и загружают в систему больничные и другие нужные документы. Приложение стало дополнительной точкой коммуникации, вдобавок к почте, смс и сообщениям в мессенджерах.

К тому же оно не урезает возможности администраторов. В приложении точно так же можно создавать и редактировать графики, работать с запросами персонала.

Есть ещё одна функция, которая в полной мере проявляет своё удобство именно в мобильной версии. Это функция “Открытые смены”, т.е. те смены, которые ещё не распределены между сотрудниками. Она выручает в ситуациях форс-мажоров, например, когда кто-то из нужных и уже запланированных сотрудников заболел, когда срочно нужно найти замену на эту позицию.

С приложением TARGControl любой подходящий по навыкам сотрудник сможет откликнуться на такую смену и… заработать больше. Всё, что ему для этого нужно: установить приложение в GooglePlay/AppStore и указать время, в которое он доступен для труда.

Словом, мотивированный сотрудник не остаётся незамеченным, а менеджер удобным и простым способом закрывает образовавшуюся брешь.

В качестве резюме

KFC платит сотрудникам деньги за реально отработанное время и масштабирует свой бизнес, существенно не расширяя штат офисных работников. Мы начали сотрудничать с франчайзи KFC когда они только запускались и у них было открыто менее 10 ресторанов на всю Беларусь. На момент написания этой статьи, по всей стране уже работает 82 ресторана, а фактические затраты на персонал, стали в большей степени соответствовать плановым и лучше соотноситься с полученной выручкой.

Обратитесь к нам, и мы подберем оптимальное решение, учитывая все особенности вашего бизнеса.