Составление графика смен и планирование персонала на производстве

Производство - это отрасль, подверженная сезонным колебаниям и циклическим изменениям, что значительно влияет на процесс планирования. В промышленности при составлении графиков работ в первую очередь отталкиваются от плана производства, численности и квалификации сотрудников. Для поддержания непрерывного производственного цикла крайне важно не допустить дефицита кадров, причем кадров с определенной квалификацией и нужными навыками.

Также важно избегать и обратной ситуации - профицита кадров, загрузка производственных линий снижается, случаются простои, а персонал отправляется на выполнение “второстепенных” задач.

При таких условиях процесс планирования обычно происходит в несколько этапов:

1. Определение потребностей. В первую очередь определяется, какие задачи должны быть выполнены, каков объем работы и какие специальные навыки требуются для каждой операции, т.е. проводится анализ производственных планов, заказов и проектов.

2. Прогнозирование персонала. На этом этапе рассчитывается, сколько работников и какой квалификации потребуется для выполнения планируемого объема работы, исходя из текущего штата, графиков отпусков и др.

3. Составление графика. Затем разрабатываются графики работы, зачастую сменные, в которых учитываются все нормативные требования, например, продолжительность рабочего дня и обязательные перерывы.

4. Согласование и оптимизация. Графики корректируются для балансировки нагрузки между сменами, улучшения производственной линии или оптимизации использования оборудования. Также происходит согласование с подразделениями поставок и логистики.

5. Уведомление сотрудников. После утверждения, графики доводятся до сведения всех работников - обычно вывешиваются в бумажном виде.

6. Мониторинг и корректировка. После внедрения графиков проводится их постоянный мониторинг. Срывы поставок или сбой оборудования - типичные явления на производстве, поэтому в таких ситуациях вносятся корректировки в график.

7. Анализ. На основе данных о рабочем времени, количества произведенной продукции и других показателей проводится анализ выполнения планов.

Конечно, в зависимости от конкретной отрасли и размера предприятия этапы и их последовательность могут разниться, но мы попытались привести наиболее общий пример.

Трудности планирования производственного персонала

В первую очередь, эта работа с обширным массивом данных о работниках, графиках, производственных линиях и заказах. Добавить к этому учет отпусков, соблюдение трудовых нормативов, возможные поломки, неполадки техники, а также колебания в загруженности производства и куча других факторов. И не забыть про самих сотрудников - их предпочтения и доступность. На больших производственных предприятиях всем этим занимаются не отдельные люди, а целые отделы, и хотя процесс планирования занимает значительное время, результаты зачастую отличаются от ожидаемых.

Помимо этих факторов при планировании важно учитывать:

• Сезонные колебания - многие производственные отрасли подвержены экономическим циклам, что требует быстрой адаптации к изменяющемуся спросу.
• Квалификация и специализация работников - не все линии универсальны и не все сотрудники могут замещать друг друга.
• Соблюдение нормативов труда - включает регулирование рабочего времени, обязательных перерывов, отпусков и надбавок за сверхурочную работу.
• Дефицит и текучка кадров - Согласно данным РБК, у 47% промышленных предприятий не хватает работников, что свидетельствует об острой проблеме кадрового дефицита.
• Мониторинг и изменения - без специальных ПО достаточно сложно отслеживать и контролировать ситуацию, особенно на удаленных объектах. А любые изменения в производственных планах могут потребовать быстрого реагирования и внесения значительных корректировок в графики.
• Согласование с подрядчиками и поставщиками - часто требуются согласование не только внутри компании, но и с внешними партнерами.

Как WFM-система решает проблему планирования персонала и графиков работ на производстве

WFM-система (Workforce Management) - это специализированное программное обеспечение, созданное для автоматизации планирования персонала и оптимизации графиков работ на производстве. Системы WFM незаменимы на производстве, поскольку они способны собирать, обрабатывать и анализировать обширное количество данных, от плана производства до предпочтений сотрудников, на основе которых они составляют оптимальный график с возможностью корректировки в режиме реального времени.

Рассмотрим подробнее работу системы WFM TARGControl для производства:

1. Вначале мы проводим интеграцию с кадровым ПО - система извлекает данные о сотрудниках, их квалификации, рабочем времени, плане отпусков, рабочих графиках и др.
2. WFM-система сопоставляет эти данные с планом производства для прогнозирования потребности в персонале.
3. Далее автоматически составляется график работы с учетом: а) плана производства; б) квалификации сотрудников; в) нормативов труда; г) предпочтений сотрудников.
4. Администраторы имеют возможность вносить изменения в расписание в любое время.
5. В мобильном приложении каждый сотрудник видит свое актуальное расписание и получает уведомления в случае изменений.
6. Мониторинг рабочего времени и общей производительности доступен 24/7.
7. В конце месяца автоматически формируется готовый табель для начисления заработной платы.
8. WFM-система проводит аналитику данных и представляет обширную отчетность по разным параметрам в виде таблиц, графиков и дашбордов.

Результаты внедрения системы WFM на промышленные предприятия

Во-первых, вы получаете полноценную систему учета рабочего времени, в которую входит: мониторинг рабочего времени, автоматическое составление табеля, учет сверхурочных часов и любых отклонений/нарушений.

Во-вторых, WFM система автоматизирует большую часть ручных операций, от составления графиков до управления отпусками.

В-третьих, на основе исторических данных решение WFM проводит точное прогнозирование потребности в персонале для соответствия спросу и плану производства.

В-четвертых, Workforce Management оптимизирует рабочие графики с учетом рабочей нормы, трудового законодательства, личных предпочтений сотрудников, их квалификации и опыта.

В-пятых, вы получаете инструмент для быстрого реагирования на изменения в производственных планах или непредвиденные обстоятельства, перераспределяя ресурсы и корректируя графики в любое время из любого места.

В-шестых, сотрудники получают удобное WFM приложение, где видят всю информацию по рабочим графикам и получают уведомления в случае их изменения.

В-седьмых, с WFM TARGControl можно провести интеграцию с любой ERP-системой - табель автоматически попадает в вашу систему расчета заработной платы, а информация по сотрудникам (увольнение, больничные) - в кадровое ПО.

В-восьмых, вы получаете достоверную информацию 24/7, формируете рабочие отчеты по любым показателям, получаете удобную аналитику.

Автоматизация с системой WFM предлагает большие преимущества для сотрудников и предприятий. WFM решает проблему сегодняшней нехватки кадров и растущего спроса сотрудников на гибкость, а предприятия экономят время и деньги и могут ускорить оптимизацию рабочей силы.