ИИ прогнозирование персонала с WFM

Прогнозирование персонала — это стратегический процесс, направленный на определение будущих потребностей в сотрудниках организации и разработку планов для их эффективного привлечения, удержания и развития.

Традиционно прогнозирование основывается на сборе исторических данных, использовании статистических методов и экспертных оценках для прогнозирования будущего спроса и планирования кадровых ресурсов. Такой подход требует значительных временных затрат и не всегда может оперативно учитывать быстро меняющиеся условия рынка.

С развитием искусственного интеллекта его возможности начали применяться в прогнозировании спроса и персонала. Такой функционал реализован в WFM-системах (Workforce Management) — автоматизированных решениях управления персоналом, основные функции которых:

1. Прогнозирование спроса/нагрузки.
2. Планирование потребности в персонале.
3. Оптимизация графиков работы.
4. Автоматизация учета рабочего времени.

Как происходит прогнозирование в WFM

Прогнозирование в WFM-системах происходит по следующей схеме:

1. Сбор данных:

WFM-система собирает исторические данные о рабочем времени, загрузке персонала, сезонных колебаниях, событиях и внешних факторах. Это может включать данные из CRM, ERP и других систем, а также внешние данные (например, погоду или праздники).

2. Анализ данных:

На основе собранной информации система проводит статистический анализ, выявляет закономерности и тренды, используя методы временных рядов, регрессионного анализа и машинного обучения. Это позволяет построить базовые модели прогнозирования.

3. Построение прогностических моделей:

С использованием алгоритмов искусственного интеллекта формируются модели, которые учитывают исторические данные, сезонность, изменения в спросе и другие переменные. Модели могут быть адаптивными — корректируя свои прогнозы при поступлении новых данных.

4. Сценарное моделирование:

В зависимости от предполагаемых изменений (например, запуск новой рекламной кампании или сезонный скачок спроса) система создает несколько сценариев — оптимистичный, базовый и пессимистичный. Это помогает оценить влияние различных факторов на потребность в персонале.

5. Интеграция с бизнес-процессами:

Прогнозные данные интегрируются в процесс планирования, позволяя оптимально распределять сотрудников по сменам и корректировать графики работы в реальном времени. Это помогает избежать как недогруза, так и перегруза персонала, обеспечивая баланс между эффективностью и затратами.

6. Мониторинг и корректировка:

После формирования прогноза система продолжает анализировать фактические показатели и сравнивать их с прогнозными данными. При обнаружении отклонений WFM автоматически корректирует модели, что обеспечивает высокую точность прогнозирования даже при динамичных изменениях на рынке.

Ключевые технологии прогнозирования в WFM

Современные WFM-системы используют разнообразные технологии, чтобы обеспечить точное и своевременное прогнозирование:

Машинное обучение и искусственный интеллект

• Анализ больших данных: Машинное обучение позволяет обрабатывать огромные массивы данных, выявлять скрытые закономерности и корректировать прогнозы в режиме реального времени.
• Нейронные сети: Применяются для моделирования сложных сценариев, учитывающих множество факторов одновременно (например, изменение клиентопотока, погодные условия, праздничные периоды).

Big Data и аналитические платформы

• Сбор исторических данных: Хранение и анализ данных о рабочем времени, сезонных колебаниях, производительности и других показателях.
• Интеграция с ERP и CRM: Объединение данных из различных систем для создания единого источника информации, что позволяет строить более точные прогнозы.

Автоматизация и роботизированные процессы (RPA)

• Роботизированное управление: RPA-технологии автоматизируют сбор и обработку данных, позволяя системе оперативно реагировать на изменения в режиме реального времени.
• Интеграция с бухгалтерскими системами: Обеспечивает точный учет рабочего времени, автоматический расчет заработной платы и предотвращение ошибок в расчетах.

Пример прогнозирования в WFM TARGControl

WFM TARGControl — это система управления персоналом, которая использует ИИ-прогнозирование спроса для оптимизации графиков смен и эффективного распределения сотрудников. Она основывается на тщательном анализе обширных данных: исторических данных (например, количество посетителей, чеков), предыдущих графиков работы, индивидуальных предпочтений сотрудников и ограничений трудового законодательства. Систематически обрабатывая эту информацию, TARGControl выявляет закономерности и тенденции в распределении рабочего времени.

Благодаря такому подходу система способна точно предсказывать будущие потребности в персонале и адаптировать графики смен в соответствии с изменениями в бизнес-процессах. Это позволяет компании гибко реагировать на динамику рабочей нагрузки, оптимизировать затраты и повысить общую эффективность управления ресурсами.

Команды прогнозирования в WFM TARGControl

WFM TARGControl использует продвинутые инструменты прогнозирования, основанные на комбинации Шаблонов и Датасетов, для формирования оптимальных графиков смен.

Шаблоны прогнозирования

Шаблоны позволяют задавать правила формирования смен на основе прогнозируемых показателей (транзакции, звонки, товарооборот и т.д.) и меток, определяющих виды работ.

Например, при 10 транзакциях система предусматривает, что на рабочем месте требуется 1 сотрудник с навыком «Касса» и 1 с навыком «Охрана», а при 20 транзакциях — уже 2 сотрудника с навыком «Касса» и 1 с навыком «Охрана».

Датасеты для прогнозирования

Датасеты собирают и анализируют исторические данные по основным параметрам (транзакции, товарооборот, звонки и т.д.) и используются для формирования графиков смен согласно заданным шаблонам. При достижении определенного значения параметра система автоматически определяет необходимое количество сотрудников с требуемыми навыками, а соответствующие настройки задаются в датасете.

Ключевые параметры для гибкой настройки прогнозирования:

• Отклонение от шаблона: Возможность задать допустимое отклонение от базового шаблона численности персонала, что позволяет учитывать изменения в рабочей нагрузке и гибко адаптировать график смен.
• Интервал слияния смен: Определяет временной промежуток, в течение которого несколько коротких смен автоматически объединяются в одну. Это помогает оптимизировать рабочий процесс и снизить издержки.
• Минимальная и максимальная продолжительность смены: При настройке расписания можно установить пределы для продолжительности смен, что обеспечивает гибкое управление рабочим временем и соответствие нормам трудового законодательства.

Примеры реализации в отраслях: Ритейл, HoReCa, Производство.

Практическая реализация внедрения WFM TARGControl

1. Настройка системы

Интеграция с другими системами: Для получения максимально точных данных WFM-система должна быть интегрирована с ERP, CRM и бухгалтерскими системами.
Калибровка моделей: Регулярное обновление и адаптация моделей прогнозирования под конкретные особенности бизнеса.

2. Внедрение и обучение

Обучение персонала: Важно обучить сотрудников пользоваться аналитическими инструментами системы, чтобы максимально эффективно использовать возможности прогнозирования.
Пилотное тестирование: Перед полномасштабным внедрением рекомендуется провести тестирование модели на небольшом участке бизнеса для корректировки параметров.

3. Постоянный мониторинг и корректировка

Анализ отклонений: Постоянный контроль за отклонениями от прогнозных показателей позволяет оперативно корректировать стратегию.
Обратная связь: Регулярное получение обратной связи от менеджеров и сотрудников помогает улучшать модель и адаптировать её под реальные условия работы.

Узнать подробнее о внедрении WFM на примере кейса KFC.

Преимущества использования WFM

Экономия затрат

Точное прогнозирование помогает избежать как дефицита, так и избытка персонала, что способствует:

• Снижению затрат на сверхурочные.
• Оптимизации фонда оплаты труда.
• Повышению рентабельности бизнеса.

Повышение производительности

Грамотное планирование смен и оперативное распределение сотрудников позволяет:

• Максимально использовать потенциал персонала.
• Снизить уровень стресса и повысить удовлетворенность сотрудников.
• Обеспечить бесперебойное выполнение бизнес-процессов.

Снижение операционных рисков

Прогнозирование помогает:

• Предотвратить нарушения трудового законодательства.
• Избежать штрафов и юридических проблем.
• Создать устойчивую систему управления в условиях изменчивого спроса.

Гибкость и адаптивность

Системы WFM позволяют быстро корректировать планы при изменении внешних и внутренних условий, обеспечивая:

• Гибкость в распределении ресурсов.
• Быструю реакцию на форс-мажорные ситуации.
• Постоянное обновление прогнозов на основе новых данных.

Узнать подробнее о WFM TARGControl — Тур по продукту.