Планирование персонала — это управляемое соответствие численности, навыков и графиков фактической нагрузке бизнеса. Цель проста: обеспечить нужное количество людей в нужное время и на нужной роли, при этом держать ФОТ под контролем, соблюдать трудовое законодательство и не выгорать командой. Даже без специализированных ИТ-систем это можно делать дисциплинированно — на базе норм времени, простых расчетов и понятных правил.

Подходы к планированию персонала

1. Top-down (от бюджета): сначала задается лимит ФОТ и HC, затем распределяются ставки и часы.

2. Bottom-up (от нагрузки): исходя из спроса/операций, норм времени и расписания работы объекта рассчитывается потребность в часах и сменах.

3. Сценарный подход: «база/пик/просадка» с готовыми наборами смен под каждую ситуацию.

4. Rolling-планирование: еженедельный пересмотр месячного плана по мере появления фактов и заявок на отпуска.

Данные, которые понадобятся

История нагрузки (продажи, чеки, заказы, трафик, производственные задания) по дням и часам.
Нормативы: время на операцию/клиента/единицу продукции.
Режим работы объекта: часы, праздничные/выходные, локальные пики.
Ограничения: трудовое законодательство, охрана труда, требования к перерывам/отдыхам.
Календарь отпусков и план обучений.

Как посчитать численность сотрудников и часы

Шаг 1. Оценить суммарную нагрузку в часах:

Часы нагрузки = (кол-во операций × норма времени) по каждому часу/дню

Шаг 2. Учесть полезное время и «усушку»:

Полезные часы на 1 FTE в периоде = Норма часов – (перерывы + обуч., собрания)

Потребность (FTE) = Часы нагрузки ÷ Полезные часы на 1 FTE × (1 + Shrinkage)

Пример. За неделю нужно 960 «производственных» часов. Полезное время 34 ч на 1 FTE (из 40 ч минус перерывы/встречи). Shrinkage = 15%.

FTE = 960 ÷ 34 × 1,15 ≈ 32,5 FTE.

Шаг 3. Превратить FTE в смены.

Разложите часы по часам суток (тепловая карта) и постройте «ступеньки» покрытия: где нужны 2 кассира, где 5 комплектовщиков, где 1 мастер смены.

Проектирование смен и перерывов

Длительность смен: 4/6/8/12 часов — подстраивайте под пики, а не наоборот.

Скользящие графики: 2/2, 3/3, 5/2, «2-2-3» и др. Выбирайте по характеру потока.

Перерывы: планируйте ступенчато, чтобы не оголять критические окна.

Минимумы по роли: зашивайте матрицу «минимальный состав на смену» (например, всегда 1 старший + 1 оператор погрузчика + 2 комплектовщика).

Запас на замену: 5–10% часов держите в «буфере» пиковой зоны или у «флоатеров» — сотрудников, которые закрывают дыры.

Навыки и взаимозаменяемость

Создайте матрицу компетенций: роли × сотрудники (0 — не умеет, 1 — под присмотром, 2 — автономно, 3 — наставник).

Правило планирования: каждый критичный слот должен дублироваться хотя бы одним сотрудником уровня 2+ в смене.

Процесс планирования

1) Месяц-минус-4 недели: собрать ограничения (отпуска, обучение, проекты).

2) М-3 недели: построить сценарии нагрузки (база/пик), прикинуть FTE.

3) М-2 недели: выложить черновики графиков, собрать замечания.

4) М-1 неделя: заморозить график, назначить ответственных за замены.

5) Еженедельно: корректировки под фактические пики, перераспределение.

6) Ежемесячно: разбор план/факт часов и ФОТ, корректировка норм/смен.

Такой цикл дисциплинирует и делает графики прозрачными, но в ручном режиме он трудозатратен и не успевает за колебаниями спроса. Здесь на сцену выходит автоматизация: те же шаги переносятся в цифровой контур, где данные подтягиваются автоматически, правила ТК и шаблоны применяются без ошибок, а менеджер работает по исключениям. Ниже — как это выглядит в практике.

Автоматизация планирования персонала

Автоматизация планирования численности персонала — это переход от ручных таблиц и «лучших догадок» к управлению по данным. Цель проста: в нужный момент в нужной зоне работают нужные люди с нужными навыками — без лишних часов и провалов сервиса. Для этого используются исторические данные (продажи, чеки, заказы, трафик, сезонность, локальные события и погода), нормы времени на операции и правила ТК.

Базовый процесс:

Прогноз нагрузки (по часам, ролям, локациям).
Перевод в потребность в персонале с учетом норм, «усушки» (отпуска/больничные/обучение).
Проектирование смен (длительность, состав, перерывы, навыки).
Назначение людям с учетом доступности и квалификации.
Онлайн-коррекции и контроль отклонений (опоздания, невыходы, переработки).
Аналитика и еженедельная настройка правил/норм.

Что дает автоматизация:

⚡️ Точность: расчет час-за-часом требуемых ставок и ролей, а не усреднение «на день».
⚡️ Скорость: графики создаются за минуты по шаблону, а не собираются часами вручную.
⚡️ Справедливость: соблюдение ограничений по часам/перерывам/отдыху, равномерное распределение «неудобных» смен.
⚡️ Устойчивость к изменениям: оперативные корректировки при пиках, невыходах, поломках, переносах.
⚡️ Прозрачность затрат: план/факт по часам и фонду оплаты труда; меньше споров по табелю и переработкам.

Планирование персонала в WFM-системе

Краткое резюме

WFM TARControl — это программное обеспечение, которое автоматизирует процесс управления персоналом: прогнозирование нагрузки, планирование персонала, оптимизацию графиков работ и аналитику.

Планирование персонала в контексте WFM выравнивает спрос (что и когда нужно сделать) и возможности (кто, с какими навыками и когда может работать) с учетом ограничений (закон, бюдже). Грамотный WFM-процесс превращает сырьевые сигналы (трафик, заказы, производственные планы) в точные прогнозы, переводит их в почасовую потребность и формирует справедливые, основанные на навыках графики, поддерживая их оптимальность в режиме реального времени.

Как работает планирование в WFM

1. Источники данных и прогноз

👉 Интеграции: POS/кассы, ERP/1С, системы трафика, производственные планы.

👉 ИИ-прогноз: учитывает историю, дни недели, погоду, праздники/акции, корректируется по факту в течение дня.

2. Из прогноза — в потребность и смены

👉 Расчет почасовой потребности по ролям через нормы времени и «усушку» (отпуска, обучение, больничные).

👉 Построение покрытия: сколько людей каждой роли нужно в каждый час и на какой зоне.

👉 Проектирование смен: длительность (4/6/8/12 ч), перерывы, навыки.

3. Автопланировщик смен: ключевые правила

Минимальный интервал между сменами.
Интервал между календарным событием и сменой.
Лимит смен в неделю и лимит часов в неделю.
Строгая доступность / строгая недоступность.
Учет календарных событий.

Стратегии распределения:

1) Равномерно по времени — выравнивание часов между людьми.
2) По доступностям — приоритет пожеланий персонала.
3) Гибрид — баланс равномерности и доступностей.

Навыки и допуски: назначение на пост только при подходящей квалификации; матрица взаимозаменяемости.

4. Взаимодействие с сотрудниками

⚡️ Мобильный кабинет: графики, заявки на отгулы, редактирование доступности, отклики на открытые смены.

⚡️ Биржа смен: быстрое покрытие «дыр» за счет сотрудников из выбранных локаций с проверкой навыков и ограничений.

5. Табели, зарплата и аналитика

Встроенные правила ТК: максимумы часов, минимальный отдых, ночные, несовершеннолетние.
Сквозной контур: план → фактические отметки (биометрия/мобильные/СКУД) → автотабели → зарплата в 1С/ERP без двойного ввода.
План/факт часов и ФОТ, аналитика загруженности, отчеты по рабочему времени.

Короткий процесс «как это выглядит у менеджера»

Данные подтянулись (чеки/заказы/трафик) → прогноз построен.
Сформирована кривая покрытия → запускается автопланирование по шаблону ролей.
Система раскидала смены с учетом ТК, навыков и доступностей → менеджер вносит точечные правки.
В течение дня — репрогноз и корректировки, биржа смен при невыходах.
В конце периода — автотабели и выгрузка в 1С/ERP.

Кейс KFC: интеграция с кассами + нейропрогноз → графики собираются за минуты, выплаты — по факту, масштабирование на десятки ресторанов без роста админштата.

Практический эффект

💰 −20% затрат на ФОТ. Точное почасовое покрытие и контроль переработок убирают «лишние» часы и премиальные, выравнивая затраты под реальный спрос.

💰 −15% текучести. Учет доступностей и справедливое распределение смен повышают предсказуемость графиков и лояльность сотрудников.

💰 +20% к точности прогноза. Нейропрогноз и регулярная перекалибровка по факту снижают недо- и перезапланирование.

💰 −50% времени на управление графиками. Автопланирование, шаблоны и «биржа смен» переводят менеджеров на работу по исключениям.

💰 −50% риска несоблюдения ТК. Учет правил ТК при распределении смен предотвращают нарушения до их возникновения.

Хотите увидеть на своих данных?

Запросите демо — смоделируем неделю, покажем, как открытые смены автоматически закрываются через Биржу и как это отражается на ФОТ.

Тэги

#WFM #возможности #автопланирование